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Come Archiviare I Documenti?

Come archiviare i documenti?

Gestione dei documenti!

Archivi e documenti

- Sono considerati archiviserie di documenti prodotti e ricevuti da enti pubblici, istituzioni pubbliche e soggetti privati, a seguito dell'esercizio di attività specifiche, nonché da parte di singoli, indipendentemente dal supporto informativo o dalla natura dei documenti.

- √ą considerato gestione dei documenti l'insieme delle procedure e delle operazioni tecniche relative alla sua produzione, elaborazione, utilizzo, valutazione e archiviazione nella fase corrente e intermedia, mirante alla sua eliminazione o alla raccolta per la custodia permanente (archivio morto).

Come ordinare i documenti?

Il contenuto del documento, cioè il soggetto, dovrebbe essere il criterio di classificazione, rendendo possibile raggruppare le specie documentarie (commercio, memorandum, ricevuta, ecc.) Che trattano lo stesso argomento in un dossier, un processo o una cartella.

La legge

Art. 4 - Ognuno ha il diritto di ricevere dalle agenzie pubbliche informazioni di loro particolare interesse o di interesse collettivo o generale, contenute in documenti d'archivio che saranno forniti entro il termine di legge, sotto la responsabilità della responsabilità, ad eccezione di quelli la cui segretezza è essenziale per la sicurezza la società e lo Stato, così come l'inviolabilità della privacy, della privacy, dell'onore e dell'immagine delle persone.

Art. 5 - La pubblica amministrazione consulterà i documenti pubblici nel
forma della legge.

La classificazione deve essere eseguita da dipendenti o dipendenti che conoscono la struttura e il funzionamento dell'azienda o dell'agenzia, responsabili dell'attività archivistica dei documenti e vengono eseguiti nelle seguenti procedure:

(1) analisi del documento e ricerca del codice corrispondente al gruppo di soggetti a cui appartiene e
(2) inoltro al deposito presso il settore competente.

OBS. Quando il documento è accompagnato da allegati, questi devono ricevere un codice corrispondente al documento.

Come archiviare i documenti?

Una volta classificato ed elaborato, il documento deve essere inviato a destinazione per l'archiviazione.

Deposito (oggetto completato) è il salvataggio dei documenti sul posto.

In questa fase è necessaria tutta l'attenzione, perché un documento erroneamente archiviato può andare perso quando richiesto in seguito.

Le operazioni per l'archiviazione sono le seguenti:

leggi il motivo del deposito, non accontentarti di "file";

se il documento non è classificato, assegnare un codice in base all'oggetto;

Se si archivia il documento nella cartella (file settoriale), verificare l'esistenza di antecedenti nella stessa cartella e raggruppare quelli che trattano lo stesso argomento, di conseguenza, lo stesso codice.

archiviare le cartelle sospese nella sequenza dei codici assegnati: utilizzare una cartella per ciascun codice, evitando la classificazione "vari".

ordina i documenti che non hanno antecedenti nell'ordine stabilito - cronologico, alfabetico, geografico, verificando l'esistenza di copie ed eliminandole
. Se non ci sono originali, mantieni una singola copia;

archiviare l'allegato del documento, quando ingombrante, nella casella o cartella appropriata, identificando esternamente il contenuto e registrando la sua posizione nel documento che lo ha inviato.

Archiviare e archiviare documenti in base all'oggetto / contenuto facilita il recupero del contesto originale delle informazioni e velocizza la fase di valutazione per lo smaltimento, il trasferimento o la raccolta (archiviazione).

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