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Come Organizzare Account, Documenti, Ecc!

COME ORGANIZZARE account, documenti, ecc!

Organizzare i documenti della casa!

Chi non ha mai avuto un cassetto o una cartella sparsi per la casa con diversi foglietti che non sanno come iniziare a organizzarsi e che ancora si disperano solo a pensarci?

Sono ricevute per acquisti, fatture, estratti conto bancari, vecchi conti, tutto mescolato.
E, quando arriva il momento delle dichiarazioni dei redditi, ci sono notti insonni in cerca della dichiarazione dell'anno precedente.

Se ti sei identificato con queste situazioni, assicurati che non sia difficile lasciare tutti i documenti della casa - e anche i tuoi - organizzati.

Ecco come iniziare:

Introduzione alla organizzazione di account e documenti:

Pianifica il tuo programma un pomeriggio per iniziare a ordinare i documenti come se fosse un appuntamento.

Dopo il 1° giorno, vedrai il risultato delle pulizie e sarai incoraggiato a continuare.

Prendi una scatola di scarpe vuota che hai a casa e attraversa tutte le stanze della tua casa alla ricerca di qualsiasi tipo di carta.
Guarda sotto il divano e gli armadietti, i cassetti della cucina, non dimenticare nessun angolo. Metti tutti i documenti che trovi nella scatola, anche quelli che sai che devi gettare via.

Quando finisci di spazzare, raccogli un sacchetto della spazzatura e trova uno spazio nella casa a disposizione per gettare tutta la carta dalla scatola sul pavimento e iniziare a separarli.
Se hai qualche cartella con documenti, portali anche alla selezione.

Dividili in categorie in base a ciò che trovi: incassi, buoni della carta di credito, fatture, pubblicità, biglietti, certificati, contratti, ecc.

Vai a gettare dritto nel cestino della spazzatura che sei sicuro non è più utile.

Selezione e catalogazione di account e documenti:

Dopo aver formato diverse pile di carte, fai una cernita e vedi cosa è veramente necessario salvare.

Per eliminare abbastanza cose, ricorda che se puoi ottenere le stesse informazioni su carta su Internet, buttale via senza pensarci due volte!
Quindi, in un quaderno, crea un elenco di categorie e sottocategorie per i tuoi ruoli.

Dividi in conti, ricevute, documenti personali, manuali ecc.

Controlla lo spazio in cui dovrai archiviare i documenti: se si tratta di una scrivania con un computer, investi in un buon cassetto sotto la scrivania per archiviare i documenti in cartelle sospese o cartelle pieghevoli.
Se non hai una scrivania, approfitta di alcuni scaffali in un armadio o acquista degli scaffali da mettere sul muro della stanza degli ospiti, per esempio.

Dallo spazio disponibile per l'archiviazione, acquistare o utilizzare le cartelle vuote a casa per organizzare.

Ci sono file e cartelle di varie dimensioni e colori nel negozio di articoli di cancelleria, compri abbastanza per archiviare tutto e lascia anche alcune cartelle e utensili extra per quando ne hai bisogno.

Seleziona allegri oggetti a colori e avrai una zona piena di stile nella tua casa!

Archivio generale

Organizzazione dei conti:

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Nelle cartelle di file, digitare il nome della categoria principale, ad esempio "Account a pagamento 2012" sull'etichetta anteriore.
All'interno della cartella scrivi le sottocategorie in ogni scheda, come "Affitto", "Condominio", "Iptu", "Luce", ecc.

Puoi ordinarli in ordine alfabetico o per tipo, ad esempio: le prime schede sono per i conti degli alloggi, quindi le carte di credito, quindi gli studi e così via.

Inizia a raccogliere le banconote dalla cima del mucchio sul pavimento e maneggia ogni carta solo una volta.
Il lavoro durerà meno tempo di quanto immagini se segui questa regola.

Prima controlla la data e crea una nuova pila in base all'anno che incontri.

Dovresti utilizzare una cartella di file diversa per ogni anno, seguendo la stessa procedura in tutti.

Avere un'altra cartella di tipo comune, senza schede, per "Contabilità fornitori".

Ci sono le bollette come vengono.

Se paghi tutto in una volta, è facile trovarli il giorno del pagamento.

Se paghi la data di scadenza di ciascuno, annota in un calendario i giorni di ciascun account e sarà anche facile trovare quello che vince quel giorno.

Quindi, ogni account dovrebbe andare alla cartella degli account a pagamento, nella scheda corrispondente, con il voucher di pagamento allegato.

Alla fine di ogni anno, acquista una nuova cartella pieghevole e inizia a salvare gli account pagati di gennaio già nella nuova cartella.

Quello dell'anno che si è concluso va allo spazio destinato agli archivi di documenti della casa.

Organizzazione di manuali e note sul prodotto:

Conservare tutte le fatture, i manuali e le garanzie di beni durevoli come TV e computer memorizzati in una cartella separata, solo per questo scopo, etichettati sul lato anteriore.

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Le cartelle con fogli di plastica all'interno o un raccoglitore di fogli di plastica servono perfettamente.

In ogni foglio può essere collocato, almeno 2 documenti, uno frontale e l'altro sul retro.

Pertanto, quando è necessario riparare o rivendere parte delle risorse in un secondo momento, saprai dove trovare la documentazione.

Questa cartella dovrebbe anche essere archiviata nel file di casa.

Organizzare le ricevute:

Le ricevute, così necessarie per la dichiarazione dei redditi, sono le carte che si accumulano di più nella casa.
Ad esempio, in un semplice viaggio al supermercato e alla farmacia, abbiamo già accumulato quei pezzi di carta nella nostra borsa o nella tasca dei pantaloni. E quando arriviamo a casa, mettiamo il primo mobile che vediamo davanti.

Per iniziare a organizzarli non appena entrano nella nostra casa, prendi una piccola scatola all'ingresso, vicino a dove sono le chiavi, per posizionarle e dire alla famiglia tutto ciò che dovrebbe essere lì.
Altrimenti, anche la carta proiettile che troverai nella scatola.

Fai lo stesso metodo di selezione di account e documenti personali e scrivi le categorie o sottocategorie più appropriate per ogni ricevuta in un blocco.

Scrivi le categorie in ogni scheda, nella casella o nella cartella che hai scelto per organizzarle.
Un buon consiglio è usare una scatola di archivio portatile. Può essere conservato in modo sicuro e anche portato al tavolo quando si lavora sulle vostre finanze personali.

Ricevute separate per il mese, da gennaio a dicembre. Questo faciliterà la tua ricerca nel mezzo di tanti documenti.

Prendi ogni foglio una sola volta e memorizzalo nella cartella corrispondente.

Se la ricevuta è troppo piccola o quasi illeggibile, allegarla o graffettarla su un foglio di carta e scrivere le informazioni più rilevanti sul foglio stesso: data, categoria, scopo della spesa, valore ecc.

Alla fine dell'anno fiscale, prendi la scatola o la cartella categorizzata e conservala in scatole di cartone o di plastica. Inizia una nuova cartella per l'anno successivo.

Le ricevute possono anche essere organizzate digitalmente: scansionarle e salvarle sul personal computer.
Crea più cartelle seguendo lo stesso sistema delle cartelle fisiche.
Dà più lavoro per scansionare tutto ma, d'altra parte, non occupa spazio come i documenti!

Organizzazione dei documenti personali:

Lo stesso modello di organizzazione dell'account può servire i tuoi documenti personali.

È necessario risolvere ciò che è possibile eliminare e ciò che si salverà, quindi dividerlo in una cartella piegata o in una cartella di cartelle sospese.

Certificati, documenti bancari, documenti personali come identità, CPF e titolo degli elettori, contratti di lavoro, tutto dovrebbe essere organizzato in categorie.

Organizzare le pratiche burocratiche dei bambini:

Un dilemma nelle case con bambini è: dove salvare i disegni che realizzano? Un modo creativo è quello di creare un muro di camera da letto come una "mostra" degli ultimi disegni.
Attaccali con nastro biadesivo sulle pareti e rinnovati ogni settimana o ogni quindici giorni.

Oppure, applica una stringa da un lato all'altro della stanza in pareti opposte e crea una "corda da bucato" dei disegni, con stendibiancheria colorati che li tengono sulla corda.

Quando arrivano nuovi disegni, vedi con il bambino cosa verrà memorizzato e cosa può essere buttato via.
Quelli che rimangono possono essere memorizzati in una cartella molto spessa.

Avere una cartella per ogni bambino e, ogni 6 mesi, vedere se è d'accordo a suonare i più grandi.

Come mantenere i documenti in ordine:

Per mantenere organizzate le scartoffie, basta portare il documento nel posto giusto non appena lo apri.

Ad esempio, se è arrivata la bolletta del telefono, salvarla nella cartella "Contabilità fornitori".

Se hai ricevuto un annuncio che non ti interessa, strappalo e gettalo nella spazzatura. Ciò non richiede più di 2 minuti e si impedisce che la risma di fogli ricomincia da capo.

Resisti alla tentazione: la cartella "Archive" o "Varied" è un invito al caos!

Questa cartella è quella in cui metti vari giornali in modo da avere il tempo di salvarli tutti, giusto?
Per la verità è che non avrai mai tempo per questo e la cartella sta aumentando di dimensioni ogni giorno.

Il tempo necessario per mettere il documento in questa cartella è lo stesso che ti porterà a salvarlo nella cartella a cui appartiene veramente!

Per quanto tempo tengo ciascun documento?

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È difficile trovare qualcuno con lo spazio disponibile a casa per conservare tutti i documenti e i documenti che hai.

Sapendo quanto tempo è necessario per salvare ogni documento non ti aiuta ad accumulare così tanta carta.

Vedi la lista sotto il tempo di archiviazione di ciascuno:


Imposta sul reddito, IPTU, IPVA, bollette dell'acqua, elettricità, telefono e gas - 5 anni

Contratti assicurativi (compresa l'assicurazione sanitaria) - 1 anno

Piano sanitario - 5 anni

Contratto di locazione - 3 anni

Pagamento del condominio - 5 anni

Pagamento dell'affitto - 3 anni

Fornitura di casa - 5 anni

Tasse scolastiche - 5 anni

Fattura del prodotto o del servizio: durata del prodotto

Contratti assicurativi - 1 anno

Fornitura di casa - 5 anni

Contracheque / Holerite - 5 anni

Note di servizio di professionisti liberali - 5 anni

Metti da parte alcune ore della tua giornata e organizza i tuoi documenti. Che ne dici di iniziare adesso?

Alla prossima!

Editoriale Video: COME ORGANIZZARE E TENERE IN ORDINE I DOCUMENTI


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