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Gestione Dei Documenti!

Gestione dei documenti!

Conservazione dei documenti!

Le pratiche di conservazione dei documenti mirano a preservare le informazioni, garantendo l'integrità fisica dei media e la qualità dell'accesso alle informazioni.

Ambiente pulito L'accumulo di polvere nell'ambiente favorisce la comparsa di funghi e batteri, che proliferano quando l'umidità aumenta e trasforma le particelle di polvere in un habitat ideale per la riproduzione.

Non fumare o consumare cibi e bevande nell'area di lavoro. Gli insetti sono attratti dalla materia organica e si riproducono dove trovano cibo.

La temperatura e l'umidità relativa devono essere mantenute con indici di 20° C di temperatura e 50% di umidità relativa dell'aria.
Gli indici di alta temperatura e umidità sono estremamente dannosi per i documenti, poiché accelerano i processi di deterioramento chimico, oltre a consentire la proliferazione degli insetti e l'attacco di microrganismi (funghi e batteri).

I documenti iconografici o filmografici, come film, fotografie, negativi e microfilm, devono essere conservati a temperature più basse, quindi hanno bisogno di un luogo di conservazione specifico e di mobili metallici con rivestimento in smalto e trattati con fosfatazione per evitare la ruggine.

Come conservare i documenti?

Quando si maneggiano documenti, specialmente quelli di natura storica, si consiglia di indossare i guanti. Il grasso naturale delle mani danneggia anche il documento nel tempo.

Quando si consultano libri o documenti, non supportare mani e gomiti. Si raccomanda sempre di maneggiarli su un tavolo.

Prestare attenzione a non strappare il documento o danneggiare coperture e spine durante la rimozione da una cartella, scatola o scaffale.

Quando si rimuove un libro dalla libreria, è necessario tenerlo saldamente nel mezzo della rilegatura. Rimozione di un libro tirandolo oltre il bordo superiore della colonna vertebrale provoca danni alla rilegatura.

Non piegare o strappare i documenti, poiché il luogo in cui sono piegati si traduce in un'area fragile che si rompe e si strappa facilmente.

Evitare l'uso di graffatrici, specialmente nei documenti di protezione permanenti. Oltre alle perforazioni prodotte, i punti metallici si arrugginiscono rapidamente.

Evitare l'uso di clip metalliche a diretto contatto con la carta. Utilizzare preferibilmente clip di plastica o proteggere i documenti con un pezzetto di carta nell'area di contatto
.
Limitare l'uso di punzoni nei documenti correnti. Forare correttamente piegando delicatamente il foglio a metà per abbinare il centro del foglio con il segno di punzonatura.

Non utilizzare nastri adesivi direttamente sui documenti. Questo tipo di colla perde rapidamente adesione, risultando in una macchia scura di rimozione difficile.

L'uso di una fotocopiatrice di documenti è controindicato in quanto le macchine che operano sotto la luce ultravioletta ad alta intensità causano danni sia alla carta che all'inchiostro del documento originale
. È importante ricordare che le fotocopie non sostituiscono l'originale o la seconda copia di un documento.

Imballaggio e stoccaggio

Bisogna fare attenzione per garantire la qualità dei materiali utilizzati. La maggior parte della carta e del cartone disponibili sul mercato sono acidi e hanno elementi nocivi come lignina e zolfo.
L'acidità, considerata uno dei peggiori fattori di deterioramento del documento nel tempo, ha la caratteristica di migrare attraverso il contatto, ovvero una confezione realizzata con materiale scadente causerà inevitabilmente danni ai documenti in essa contenuti.

Should Le migliori opzioni di imballaggio dovrebbero essere considerate. Puoi adottare diversi modelli di scatole, buste, cartelle, cartelle, ecc.
. Per definire la migliore forma di imballaggio, è necessario considerare la dimensione e il tipo di documento, lo spazio disponibile, i costi e il tempo di conservazione.

Non utilizzare mai stringhe o elastici che tagliano e danneggiano l'imballaggio e i documenti in esso contenuti. Sostituire con lacci in cotone.

Utilizzare cartelle con elementi di fissaggio in plastica e aste. Gli elementi di fissaggio in metallo si arrugginiscono facilmente e danneggiano il documento.

Utilizzare un imballaggio più grande del documento in modo che non sia piegato o impastato.

Non conservare i documenti oltre la capacità della cartella o del cartone.

Editoriale Video: La gestione documentale: il ciclo di vita dei documenti informatici e la loro efficacia probatoria


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