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Orario Dei Documenti!

Orario dei documenti!

La tabella di temporalità è la registrazione schematica del ciclo di vita dei documenti, determinando le scadenze per mantenere il file corrente o di settore, il suo trasferimento al file intermedio o generale, l'eliminazione o la raccolta.

Il Tavolo è uno strumento di gestione documentale e suscettibile di cambiamenti poiché la produzione di documenti cambia a causa di cambiamenti sociali, amministrativi e legali.

SOGGETTO / TIPO DI DOCUMENTARIO: I soggetti / tipi di documenti elencati nella tabella corrispondono ai documenti prodotti dalle attività dell'agenzia.
Sono tipi documentari già consacrati dall'uso e alcuni identificati nella legislazione che regola le attività del settore.

TERMINE DI ARCHIVIO: Il tempo di archiviazione del documento è correlato al suo ciclo di vita.
Gli archivi settoriali sono interessati ad accedere a documenti soggetti a consultazione quotidiana.

Il periodo di deposito non deve superare i cinque anni, con il rischio di accumulare documenti non necessari per l'uso corrente e rendere difficile l'accesso.
La documentazione che ha adempiuto alla sua funzione immediata, ma contiene informazioni di natura probatoria, dovrebbe essere trasferita al file intermedio.
I documenti con un lungo periodo di valore probatorio possono essere trasferiti alla Divisione di documentazione intermedia dell'Archivio pubblico statale.

La terza fase prevede la raccolta di documentazione prodotta da enti pubblici che hanno informazioni sull'esecuzione del loro ruolo nella società.
Questa produzione documentaria di valore permanente riceverà un trattamento archivistico che prevede che la sua conservazione, disposizione e descrizione siano disponibili per la ricerca.

Come usare la tabella dei tempi

La Tabella temporanea dei documenti dovrebbe essere utilizzata al momento della classificazione e della valutazione della documentazione. Procedi come segue:

controllare che i documenti siano classificati in base ai soggetti;

documenti che si riferiscono a due o pi√Ļ soggetti, devono essere classificati e raggruppati nel set documentario (fascicolo, processo o cartella) che ha un periodo di deposito pi√Ļ lungo o √® destinato alla custodia permanente;

il termine per il deposito deve essere calcolato dal primo giorno lavorativo dell'anno fiscale successivo al deposito del documento, ad eccezione di quelli che sostengono spese, il cui periodo di deposito è conteggiato dall'approvazione dei conti da parte della Corte dei conti;

cancellare le copie e le copie, quando il documento originale è nel set documentario (dossier, processo o cartella);

registrare i documenti da cancellare;

preparare un elenco di documenti destinati ad essere trasferiti agli archivi intermedi dell'organo o entità, o alla Divisione di documentazione intermedia degli archivi pubblici di stato;

OBS. In caso di processo giudiziario, i termini di deposito devono essere sospesi fino alla conclusione dello stesso

Valutazione documentaria

I valori primari e secondari dei documenti sono considerati nella valutazione.

Il valore primario si riferisce al valore del documento per soddisfare gli scopi per cui è stato prodotto, sia per scopi amministrativi, legali o fiscali.
I documenti con il solo valore primario possono essere eliminati dopo che il termine di deposito stabilito nella Tabella temporanea è stato rispettato.

Secund Il valore secondario si riferisce al valore del documento per altri scopi che non sono necessariamente quelli per cui è stato creato
. I documenti con valore secondario sono di interesse culturale, scientifico, tecnologico o storico.
Devono essere preservati in modo permanente, anche se hanno già adempiuto i loro primi propositi.

trasferimento

Il trasferimento di documenti dal file corrente o settoriale al file intermedio dell'organo e dall'archivio all'archivio è un'attività fondamentale per razionalizzare l'uso dello spazio fisico delle aree amministrative, mantenendo nel file del settore la documentazione di valore primario.

I trasferimenti devono rispettare i termini di archiviazione previsti nella Tabella temporanea dei documenti.

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